あなたの会社では有給休暇の申請のタイミングはいつまでに設定していますか？
有給休暇を取得することで、業務に必要な人員を確保できなくならないように、１か月前までに申請を求めている会社もありますし、当日でも良いとしている会社もあります。
有給休暇は従業員に与えられた権利ですから、申出があれば取得を認めなければなりません。
よほどの理由がなければ会社の時季変更権は行使できません。
労働者の指定した日に年次有給休暇を与えると、事業の正常な運営が妨げられる場合は、使用者に休暇日を変更する権利（時季変更権）が認められています。
《引用》有給休暇の付与日数は法律で決まっています（厚生労働省HP）
≪参考≫
最低限覚えておきたい！有給休暇の付与日数の基本２大ルール
その有給休暇の申出はいつまでに会社に行わなければならないのか？
そのルールについて解説します。
「今日は熱があるので有給休暇取ります」と言われた時の対応
朝、始業まであと数分、という時間に従業員から「今日は熱があるので有給休暇取ります」と言われた時、どう対応しますか?
実は認めるか、認めないかは結局のところ、会社の規定次第なんです。
原則は前日までに申請すること
法のいう1日は、真夜中の0:00から24:00までを指しています。
つまり、有給休暇を1日取ろうと思ったら、前日の終業時刻までに申請しなければ間に合わないことになります。
しかし、実際には以下のような、判断に迷う申請があります。
- 当日の朝に「今日取得する」と申請する
- 当日の朝に「午前中だけ取得する」と申請する
- 翌日に「昨日の休みは有給にして欲しい」と申請する
このような時にどう対応すればいいのかと言うと、「会社の規定による」のです。
当日の朝に「今日取得する」と申請する
さきほどのように、朝になって体調が悪いから休む、という場合に有給休暇を申請するケースです。
この場合、会社が良ければ、認めればいいのです。
病気の場合は仕方ないから認めるけど、納得できる理由がないと認めない、というのであれば、そのように就業規則に「原則として前日までに申請する」「病気等やむをえない事由がある場合には、例外として認めることもある」と定めておけば大丈夫です。
もちろん、欠勤扱いとすることも可能です。
就業規則の規定に基づいて、例外を一切認めないだけの話です。
当日の朝に「午前中だけ取得する」と申請する
朝、「寝坊したので午前中は有給を使います」と申請するケースです。
この場合も、会社が良ければ、認めればいいのです。
半日の有給休暇も有給休暇であり、従業員のやりくりをしないといけないのは同じですから、原則通り前日までに申請しないといけない、という対応をしても問題はありません。
翌日に「昨日の休みは有給にして欲しい」と申請する
休んだ日の翌日に、出勤してきて「昨日の休みは有給休暇にしてください」と申請するケースです。
既に欠勤扱いで処理していても、会社が良ければ、振り替えてあげればいいでしょう。
もちろん、振り替えを一切認めないことも可能です。
今までの対応によっては義務になる
見てきたように、前日までに申請するという規定があるのであれば、それより後れた申請に会社が応じる義務はありません。
ただし、規定では一切認めない、とあるものの、実際の運用においては認めている、という場合には、トラブルになって裁判となると、会社に認める義務があると判断される可能性が高いです。
会社をトラブルから救うためには、認めるなら認める、認めないなら認めない、キッチリと対応することが求められます。
何日前までなら認められるのか
多いのは前日までに申請する、という規定ですが、中には3日前や1週間前と定めている就業規則も見られます。
裁判では、前々日までに申請する、という規定を妥当だと認めたものがあります。
従業員のやりくりや業務の引継ぎなどを考えると、前々日ぐらいまでが妥当な期限だということです。
そうは言っても、病気の時に前もって申請するのは無理です。
遅刻などの本人に責任のある事由であれば認めないのはもちろんいいのですが、病気の際にまで認めないとなると、従業員にとっては不満の残る対応となるでしょう。
病気なのに出勤されても仕事にならないでしょうから、無理に出勤してくるのもまた困ります。
原則は期限までにしなかった申請は認めない。
ただし、状況によって認めることもある。
その状況はその都度上司が適切に判断する。
と規定することが妥当な線ではないかと思います。
まとめ
年次有給休暇の取得の申出は本来、前日までに行わなければならない。
しかし、会社は当日に取得の申出があったものについて取得を認めることもできる。
年次有給休暇取得の申出はいつまでに行うのか、当日受けた取得の申出について、会社はどのような対応をするのか決め、就業規則に記載しておくのが良い。