平成28年4月に予定されている労働基準法の改正で、会社に有給休暇の管理簿の作成が義務づけられる見通しです。
改正案では、有給休暇を10日以上付与される従業員さんについて、年5日については時季を指定して取得させるように義務づけると共に、有給休暇の残日数の管理簿作成も義務としています。
管理簿を作成しなかった場合、会社に対して罰則が科されることになりそうですから、有給休暇の管理体制を整える必要があります。
有給休暇の日数については、トラブルとなりやすいポイントでもありますので、しっかりと管理していきましょう。
管理のポイントの整理
有給休暇の正しい日数管理については、ポイントが3つあります。
(1)付与日数
有給休暇の日数は、まずは正しく付与するところから始めないといけません。
付与日数の計算については、最低限覚えておきたい！有給休暇の付与日数の基本２大ルールをご覧下さい。
入社日ごとに有給休暇の付与日数を計算する必要があり、従業員の多い会社では管理も面倒になります。
付与する日を会社全体で統一する、「基準日」という制度を設けることもできます。
基準日を設けると、毎年4月1日を付与日とする、と決めることで入社年だけをチェックすればよくなり、中途入社の従業員に付与し忘れるというミスも防ぐことができます。
基準日については、面倒な有給休暇の日数管理は基準日を設定して簡単にをご覧下さい。
(2)取得日数
有給休暇の取得日数をきちんと把握しないと、残日数の計算でトラブルとなります。
従業員の自己申告に任せると、本人の記録ミスで少ない日数を申告されても、否定できなくなってしまいます。
毎月の出勤簿またはタイムカードに有給休暇を取得した旨の記載をし、本人と上司の確認印を押してもらう方法が簡単でトラブルも少ないでしょう。
その上で、残日数を本人に通知することになりますが、給与計算ソフトで有給休暇の日数を管理するとともに給与明細に印字することができるものもあります。
また、ネットで検索すると管理簿のひな型が出回っておりますので、使いやすそうなものを活用し、毎月本人の確認印を押してもらうなどすると良いでしょう。
(3)時効消滅
有給休暇は2年の時効にかかります。
時効で消滅した日数についても、トラブルとなりやすいので、きちんと把握しておきましょう。
時効については、消滅するタイミングと使用する順序がポイントとなります。