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会社のルールを明確にする2つのツールとは

      2016/11/06

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世の中には多くのルールがあります。
ホテルに行けば宿泊に関するルールがありますし、運転すれば安全に運転するためのルールがあります。もしもルールがなければ宿泊客はいつまでもチェックアウトしてもらえないかもしれません。
道路に信号がなければいつ事故が起きても不思議ではない危険な場所になってしまいます。

普段あまり意識していませんが、私たちは多くのルールの中で生活をしています。

それでは聞きますが、

あなたの会社のルールは決まっていますか?
そしてそのルールはどのように従業員に伝えていますか?

従業員にとって仕事はお金を得て生活するための手段です。
良い条件で働きたいと思っていますし、働きやすい会社で働きたいと思っています。
フルタイムで働いた場合、週40時間もの時間を過ごす場所ですから。
従業員にとって関心が高いのは当然ですよね。

もし先ほどの質問に答えることが難しいのであれば、今一度労務管理の方法について考えてみる必要があるかもしれません。
このページでは会社のルールの伝え方について説明していきます。
お読みいただいた後で、労務管理のきっかけにしていただければと思います。

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ルールを伝えるための手段

会社のルールに限らず何かのルールを伝えようとした場合、あなたならどのような手段でそのルールを伝えるでしょうか?
簡単なものであれば口で説明するかもしれませんが、複雑なものであったり、より多くの方にルールを伝えなければならないのであれば紙で説明するでしょう。
多くの方々に伝えるために口で説明すると大変ですし、説明が漏れてしまうことも考えられます。
ですから大勢に説明したい内容はあらかじめ書面にまとめ、それを配布したり読上げたりするほうが効率的で間違えがないと言えます。

会社のルールは書面で伝えることを徹底する

会社のルールについても同じことが言えます。
従業員が一人であれば口で説明して済むかもしれませんが、従業員数が5人、10人と増えてくれば、口で説明するのは大変ですし、説明漏れが発生する可能性が高まります。もしも説明漏れがあれば従業員との「言った」「言わない」のトラブルが生じる可能性がありますし、目に見えたトラブルに発展しなかったとしても従業員の会社への信頼は失われることになります。

「社長から怒られたけど、そんなルール初めて聞いた」という従業員、「従業員に指示したはずなのにやっていない」という経営者。
お互い「言った」「言わない」が原因になっているもめごとが、世間にはたくさんあることはあなたも今まで見てきているはずです。

従業員にとってルールが見えなければ、そのルールがあるのかわからないですよね?
社長の頭の中にだけあるルールを持ちだすと、従業員が混乱し信頼を失うことは容易に想像できます。

会社のルールについては書面で伝えること、それが労務管理の基本です。
※従業員が1名でも入社時に書面で伝えなければならないものもあります。

会社のルールを伝えるための2つのツール

会社のルールは書面で残さなければ従業員には伝わりません。このことは上で説明した通りです。
それでは会社のルールを伝えるためのツールにはどのようなものがあるでしょうか?
ここでは2つのツールについて説明します。

労働条件通知書・雇用契約書

従業員と会社は労働契約により成り立っています。
従業員は労働を提供すること、会社は労働に対して給料を支払うこと。
これにより労働契約は成り立っているのです。
その労働契約の内容を明らかにするのが労働条件通知書雇用契約書です。

労働条件通知書と雇用契約書の違いは、労働条件通知書は会社が従業員に対して一方的に労働条件を書面で通知するのに対し、雇用契約書は労働条件の内容を記載した契約書に従業員と会社の双方が内容を確認して押印する、という違いがあります。
雇用契約書の方が、双方が契約に合意していることがわかるので、よりトラブルになりにくいと言われています。

就業規則

労働条件通知書や雇用契約書が会社と従業員個人の個別の契約書であるのに対して、就業規則は会社と全従業員の間の契約です。
会社や従業員が守らなければならないルールは就業規則で定めることになります。
この就業規則は従業員から個別に同意を得て作成するものではありません。

ですから会社は就業規則を有効なものとして取り扱うためには、従業員に周知し、いつでも内容を確認できるようにしておかなければならないのです。

従業員は就業規則に載っているルールを守らなければならないのですが、それは就業規則が周知されているからこそです。
たとえば就業規則が会社の金庫の中にしまわれていて従業員が見ることができない状態であれば、いくら就業規則に書いてあるルールだったとしても、会社はそのルールを主張することはできません。
従業員には知る由がないからです。

従業員に周知していないルールを従業員に主張しても、そのルールは有効にはなりませんので、周知まで行いましょう。

以上の2つが会社のルールを伝えるために主となるものです。
この2つを活用することで労務管理がしやすくなります。

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それでも書面だけでは伝えきれないことがある

これまで労務管理を行う上での書面での通知の大切さを説明してきました。
しかし書面で通知するだけでは足りないことがあります。
それはコミュニケーションです。

「書面に載っているからあとは見ておいて」だけでは円滑な業務を行うことはできません。
入社時には書面での通知はもちろん必要ですが、口頭でも説明し、お互いが納得して働いてもらう。
就業規則をすべてを読み合せるのは大変かもしれませんが、特に気を付けてもらいたい部分については口頭でも説明をして理解をしてもらう。
自分の会社で働いてくれる従業員にはこれくらいのことはしてあげたほうがお互い気持ちよく働けるのではないかと思います。

従業員が安心して働くことができれば、長くあなたの会社の戦力になってくれますし、あなたの会社に利益をもたらしてくれるはずです。
そのためにも従業員が安心して働ける会社のルールをまずは作ってみてはいかがでしょうか?

 - 雇用契約

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