今回は個人番号の収集について説明をしていきます。
個人番号の通知は平成２７年１０月から順次発送される予定になっています。
平成２８年１月以降、社会保障や税関係の手続きにこの個人番号を利用することになります。
事業の規模にかかわらず特定個人情報のルールが適用されますので、まだ準備が済んでいなければ早急に進めなければなりません。
このページを参考に、まずは必ず生じる個人番号の収集について、押さえていただければと思います。
個人番号の収集の時期
これからスタートするマイナンバー制度ですが、個人番号を実際の手続きに利用するのは平成２８年１月からです。
しかし平成２８年１月から利用が始まるからと言ってそれまで収集しないわけにはいきません。
収集するためには本人確認が必要になるなど、今まで必要なかった業務がさらに追加されているため、スムーズに進められるとも限りません。
平成２７年１０月から順次個人番号の通知カードが送付されるとアナウンスされておりますので、届き次第個人番号の確認をするのがよろしいと思います。
《出展》内閣官房資料「いよいよマイナンバー制度が始まります。」より
事前の準備として進めておきたいこと
従業員から個人番号の収集を行うにあたり、準備すべきことがあります。
それは必須ではありませんが、従業員への通知です。
従業員はマイナンバー制度について、新聞等で詳しく知っている場合もあるかと思いますが、全従業員が知っているとも限りません。
実際にマイナンバー制度について知らず、到着した個人番号の通知カードをすぐに紛失してしまう可能性も考えられます。
そうならないように、事前に従業員に周知しておくのです。
内容は、個人番号が届いたら会社に持参してもらう必要があること、個人番号は今後どう利用していくのか、等です。
そうすることで従業員が紛失するケースが減りますし、会社の事務担当者の負担も減ります。
従業員への周知は朝礼などで話しても良いかと思いますが、文書にして渡すほうが良いでしょう。
従業員が届いた個人番号の通知を紛失してしまったら？
個人番号通知カードを紛失してしまった場合には再交付が必要になります。
再交付申請時には身分証を持参し、市区町村役場で手続きを行います。
再交付費用もかかりますし、良いことは一つもありません。
このページをお読みの皆さんには、従業員に大切に保管するよう周知していただきたいです。