マイナンバー制度は平成２７年１０月から個人番号の通知カードが送付され、平成２８年１月からは社会保障・税・災害対策の分野の行政手続きに番号を使用することになります。
個人番号の通知カードについては、もう送付は目前（あるいは送付済み）ですね！
既にマイナンバーの対策は万全という企業様もいらっしゃるとは思いますが、まだ準備ができていないという企業様も多数いらっしゃるのではないでしょうか？このページではまだ準備ができていないという企業様のために、マイナンバーを導入するために行うべき項目を７つ挙げて説明します。
これをお読みいただくことで、準備の足りない点ややらなければならない点を確認し、早急に対処していただければと思います。
マイナンバー導入にはチェックリストを活用すると便利
マイナンバーを導入するにあたって、何をすればよいのかわからない状態になってしまっている方は大変多いのではないでしょうか？
マイナンバーの本を読むとガイドラインに沿ってどうやるという話がかかれていて、実際にどこから手を付けて良いのかわからないものが多い気がしています。
そこで私がオススメする方法は役所の広報チラシを参考にする方法です。
細かく言えばもっと載せるべき項目はあると思いますが、難しい内容を理解するためにはまずは大枠から理解することが大切です。
今の時点でマイナンバー導入の準備が整っていないのであれば、このチラシを利用すると良いでしょう。
≪引用≫
内閣官房「マイナンバー社会保障・税番号制度」HPより
見ていただけるとわかると思いますが、やることを非常にシンプルにまとめています。
ですからこのチラシに沿って、マイナンバーの導入方法について解説を進めていきます。
マイナンバー導入チェックリスト
- マイナンバーを扱う担当者を決める
- マイナンバーを従業員から取得するために利用目的の書類を準備する
- マイナンバーの取得方法を決める
- マイナンバーが記載された書類の保管方法を決める
- パソコンのセキュリティソフトの確認をする
- マイナンバーの廃棄のルールを決める
- マイナンバーを取得することを従業員に説明する
マイナンバーを扱う担当者を決める
最初に行うべきことはマイナンバーを取り扱う担当者を決めることです。
担当者はこれから行うマイナンバー導入のための準備を先頭に立って進めていく必要があります。
社会保険や給料について、マイナンバーを使用することになりますので、その業務を担当している従業員をマイナンバーの担当者にすると良いでしょう。
しかし経営者自らを担当者にすることでも問題はありません。
マイナンバーを従業員から取得するために、利用目的を知らせる書類を準備する
マイナンバーを従業員から取得する場合には、何に利用するのか従業員に伝える必要があります。
ただ単に「これからはマイナンバーが必要になったから」という理由では、説明として不十分です。
したがってあらかじめ何に利用するためにマイナンバーを取得するか、従業員に文書で伝えるのがよろしいでしょう。
マイナンバーの取得方法を決める
マイナンバーは社会保険や雇用保険の得喪関係の手続きや税務署での手続きに必要になるため、事前に取得すると良いでしょう。
ただしマイナンバーを従業員から取得するためには、番号確認だけでなく、身元確認も必要になります。
個人番号 ＋ 身元確認
個人番号カードがある場合
個人番号のみでOK
個人番号カードがない場合
通知カード（番号確認） ＋ 身元確認（運転免許証）
≪参考≫
マイナンバー制度で個人番号の収集の際に気を付けるべきこと
マイナンバーが記載された書類の保管方法を決める
マイナンバーについては保管方法についても厳しく決められています。
- 書類・・・・鍵付きのキャビネットや金庫に入れて保管
- パソコン・・鍵付きのセキュリティワイヤーで固定
≪参考》
マイナンバーを漏えいしないために企業が知っておくべき「罰則」について
パソコンのセキュリティソフトの確認をする
パソコンの場合にはセキュリティワイヤーで固定しただけでは安全とは言えません。
なぜならインターネットを通してウィルスに感染し、勝手に個人情報が流出してしまう可能性があるためです。
それを防ぐために必ずしていただきたいことは、セキュリティソフトの導入とそのソフトの最新版への更新です。
セキュリティソフトをパソコンにインストールしておくことで、ほとんどのウィルスの感染を防げるといわれています。
まだセキュリティソフトをインストールしていないのであれば、これを機に導入することをお勧めします。
そしてセキュリティソフトは常に最新版にしておかなければ、最新のウィルスにも対応できません。
セキュリティソフトの設定が自動で最新版に更新されるように設定がされていない場合には、設定の変更をしてください。
マイナンバーの廃棄のルールを決める
マイナンバーはせっかく手間をかけて取得し保管したものでも、退職などにより使用しなくなった場合には廃棄しなければなりません。
少なくとも年に一度は、保管している個人番号を見直し、不要になったものについては廃棄しましょう。
- 書類・・・・焼却や溶解の方法により、復元が不可能な状態にする
- パソコン等のデータ・・・データ削減ソフトの利用か物理的な破壊により、復元が不可能な状態にする
マイナンバーを取得することを従業員に説明する
マイナンバーは１０月以降、各市町村から個人に通知されます。
この通知を受けたものを、企業は取得することになります。
ここで大切なことがあります。
それは市町村から個人に通知された通知カードを従業員が捨ててしまわずにとっておいてもらうことです。
ここをご覧の皆さんは普段からニュースに目を通しており、そんなことは当たり前だと思われるかもしれませんが、実際には役所から来たもので何かわからないので捨ててしまった、ということも十分に考えられます。
なくしてしまった場合には再交付や住民票の確認など、面倒な手続きを従業員に課してしまうことになりますので、届いた通知カードはなくさずに保管することをあらかじめお知らせするのが良いでしょう。
ここまでマイナンバーの導入について説明してきました。
これですべてを網羅しているとは言えませんが、まだマイナンバーについて対策をしていない企業にとってはまず第一に取るべき方法ですから、これを参考にマイナンバーの導入を進めてください。