要注意!!勘違いが多い当日に有給休暇の取得の申出があった場合の対応

あなたの会社では年次有給休暇の申請をいつまでに行うルールにしていますか?
従業員が年次有給休暇の使用を申し出た場合には基本的には使用を認めてあげる必要があります。
しかし会社にも運営上休まれては困る場合もあります。
そのような場合にはどのように対応すればよいのでしょうか?

このページでは当日に年次有給休暇を使用を申し出た場合の対応方法について説明します。
具体的な就業規則の例も載せるので、あなたの会社の就業規則に載せていなければぜひ取り入れてください。

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年次有給休暇の時季変更権とは?

従業員が年次有給休暇の使用を申し出た場合、基本的には従業員の申出の通り年次有給休暇を与えることになります。
会社には「年次有給休暇を与えない」というルールは認められていないのです。
では会社は年次有給休暇の使用について一切何も言えないのかというと、そうではありません。
「時季変更権」という権利は認められています。
これは従業員が使用したいと申し出た日が事業の正常な運営を妨げる場合に、その従業員に「年次有給休暇を使用する日をずらしてほしい」と変更を申し出る権利です。
この権利が会社に認められていなければ、従業員が年次有給休暇の使用を申し出たら、会社は必ずその日に年次有給休暇を認めなければならなくなります。
それでは事業を正常に運営することができないため、時季変更権を認めているのです。

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勤務開始時間の直前に従業員から年次有給休暇の使用の申出があった場合の対応

労務管理を行う上では何事も基本が大切です。
上の項目でも説明したように年次有給休暇の使用を従業員が申出た場合には、基本的には従業員の申出の通り、年次休暇の使用を認めてあげることが基本です。
しかし、年次有給休暇の使用の申出が当日であれば、会社も代替要員の確保が前日以上に困難になります。
したがって従業員の年次有給休暇の使用の目的が何なのか、会社の代替要員の確保は難しいのか否かを基準に、年次有給休暇の使用を認めるかどうかを判断します。
「当日の年次有給休暇の使用=時季変更権の使用不可」と考えている経営者の方もいらっしゃいますがそれは間違えです
当日の年次有給休暇の使用の申出であっても代替要員の確保の可能性を考える必要がありますので、その点について勘違いされないようにしてください。

《参考》
困った時の切り札!!時季変更権とは?

当日の年次有給休暇の使用のルールを徹底する

要注意!!勘違いが多い当日に有給休暇の取得の申出があった場合の対応
これまで年次有給休暇の使用について説明してきましたが、大切なのは年次有給休暇の使用のルールを徹底することです。
上の説明はあくまでも労働基準法を中心に考えた年次有給休暇の使用です。
これをもとに就業規則に年次有給休暇の使用のルールを載せて、明確にすることでより労働者とのトラブルを防ぐことができるようになります。
また会社も有給休暇の使用を認めるかどうかで悩むことがなくなりますので、本業に専念できる環境も作ることができます。

就業規則例

第○○条
○ 年次有給休暇を取得するときは、1週間前までに所定の手続きで届け出なくてはならない。ただし、理由を勘案し会社が特に認める場合には使用を認める場合がある。

年次有給休暇は従業員から申請があれば基本的には使用を認めなければなりませんが、会社のルールとして「1週間前までに届け出ること」というルールを作ること自体は違法ではありません。
代替要員の確保など、会社にも対応しなければならない事情があるためです。
その対応のための合理的な期間であれば、就業規則に載せて従業員に守ってもらうようにすることは違法ではないと考えられています。
ただし、このルールを守らない年次有給休暇の使用の申出があったからと言って、ただちに使用を認めないということはできませんので、もしもそのような申出があればその都度時季変更権の行使をするかどうかの検討が必要であることには注意しなければなりません。

まとめ
年次有給休暇の申出が当日だからと言って直ちに使用を認めないということはできません。
あくまでも代替要員の確保などにより年次有給休暇を使用させてあげられないか検討することが必要です。
それでも年次有給休暇の使用を認めることができないと判断した場合には、時季変更権により使用時期の変更を依頼しましょう。