入社の時期が社員それぞれ異なる場合、有給休暇の付与日がバラバラとなり、管理が大変です。
特に中途入社が多い会社であればなおさらです。
付与日に付与し忘れるおそれもあります。そこでおすすめしたいのが、「基準日」を設定して管理する方法です。
ある特定の日を基準日に定め、その日に一斉に有給休暇を付与します。
入社時期でグループ化しておけば、基準日に付与するだけなので、計算が楽になります。
それでは有給休暇の基準日を設ける際のポイントについて説明していきます。
基準日を設ける際のポイント
基準日を設ける際のポイントは、2点あります。
- 法定の付与日数を下回らないようにすること
- 従業員の間で不公平にならないようにする
(1)法定の付与日数を下回らないようにする
まず、付与日数は法定水準を下回ってはいけません。
下回らないようにする、とは、従業員に有利にする、ということです。
法定水準については、最低限覚えておきたい！有給休暇の付与日数の基本２大ルールをご覧ください。
基準日が4/1と10/1の場合を考えてみましょう。
6/1に入社したAさんは本来、12/1に10日の有給休暇が付与されます。
この場合に、基準日である10/1に10日を付与するようにします。
翌年の4/1に10日を付与しては、法律の付与日より遅くなり、法律違反となってしまいますので注意してください。
そして、10/1の時点では、Aさんはまだ4ヶ月しか在籍していません。
法定の付与日である12/1より短縮された2ヶ月については、全労働日を出勤したものとみなさなければいけません。
従って、6/1から9/30の間では8割も出勤していなかったとしても、残り2ヶ月が皆勤であれば8割を超えるという場合には、10/1に10日の有給休暇を付与することになります。
(2)不公平にならないようにする
4/15に入社したBさんと9/15に入社したCさんを比べてみましょう。
BさんとCさんも、基準日である10/1に10日ずつ付与するのでは、Bさんは5.5ヶ月もかかったのにCさんはわずか15日で10日の有給休暇を付与されることになり、Bさんに不公平感が生じます。
そこで、4/1～6/30に入社した人には特別休暇として7/1～9/30に取得できる有給の休暇を3日与えるのです。
こうした特別休暇を設けることで、不公平感を和らげることができます。
在籍している従業員の扱いにも注意
現在、在籍している従業員についても考え方は同じです。導入後最初に到来する法定の付与日より前の基準日に付与することになります。
気をつけなければいけないのは、消滅時効です。
時効については、有給休暇の取得の順番についてをご覧ください。
時効消滅する時期は「取得できることになった時点から2年」です。
最初の基準日到来前に未消化で残っていた有給休暇については、今まで通り、取得できることになった時点から2年で消滅時効にかかることになります。