有給休暇

就業規則を変えるだけ!有給休暇の残日数を抑える方法を大公開!

就業規則を変えるだけ!有給休暇の残日数を抑える方法を大公開!

有給休暇にも時効があります。
労働基準法では、有給休暇は2年で消滅すると定められています。
入社後6か月後に最初の有給休暇が付与されますが、その有給休暇が時効で消滅するまで2年かかります。
別の言い方をすると、その年に付与された有給休暇は、次の年に有給休暇が付与されてもまだ1年残っていることになるのです。
発生した有給休暇が2年間残ることは従業員側からすると良いのかもしれませんが、会社側としては2年間有給休暇が残ることで、考えなければならないことがあります。
それは従業員が使用する有給休暇の順番です。
今日従業員が使用した有給休暇は今年発生したものを使用したのか、または昨年発生したものをしようしたのか・・・
それにより翌年に繰り越す有給休暇の残日数が変わります。

このページでは有給休暇の使用の順番について説明を致します。
「そこまで細かく決めなくても・・」と思われるかもしれませんが、トラブルを防止するために大切な内容です。

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有給休暇はいつ消滅するのか?

さて、この有給休暇が消滅する「2年」の計算ですが、入社した日によって変わります。
たとえば、平成26年4月1日に入社したAさんは、平成26年10月1日に10日の有給休暇が付与されます。そして、平成27年10月1日に11日が付与されます。
最初に付与された10日の有給休暇を全く使わずにいた場合、平成28年10月1日にこの10日が消滅し、12日の有給休暇が新たに付与される、という流れになります。

有給休暇はいつ消滅するのか?

つまり、入社から半年が経過した日がポイントになってきますので、各従業員の入社した日をきちんと把握しておく必要があります。

実は有給休暇の使用の順番は労働基準法で決められていない

就業規則で有給休暇の残日数を抑える方法
さきほどのAさんで言うと、平成27年10月1日から平成28年9月30日までの間は、有給休暇は10日+11日=21日が残っていることになります。

この間にAさんが有給休暇を申請した場合、先に付与された10日と新たに付与された11日、どちらの有給休暇から使うことになると思いますか?
実は、法律では使用する順序までは定められていません

ではどうするかと言うと、会社の就業規則に定めた順序によります。
御社の就業規則ではどのように定められていますか?

定めがない場合には、民法の規定により、先に付与された有給休暇から使用すると考えられています。
次の項目では先に発生した有給休暇から使用する方法と新たに発生した有給休暇から使用する方法のどちらが会社に有利なのか、実際に例を挙げて説明します。

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それでは会社にとってはどちらが得なのか?

Aさんが平成27年10月1日から平成28年9月30日までの間に、有給休暇を15日使った場合で考えてみましょう。

 

先に発生した有給休暇から使った場合


使用:先に発生した10日+新たに発生した11日のうち5日=15日
残り:新たに発生した11日-使った5日=6日

残りは6日となり、この6日はまだ消滅時効にかかりませんので、繰り越されます。

したがって平成28年10月1日以降、新たに発生した12日分と6日分を合わせて残日数が18日になります。

新たに発生した方から使った場合


使用:先に発生した10日のうち4日+新たに発生した11日=15日
残り:先に付与された10日-使った4日=6日

新たに発生した分の有給休暇の残日数は0日になりますので、翌期に繰り越しません。

したがって平成28年10月1日以降、有給休暇の残日数は新たに発生した12日分のみとなります。
次の項目では有給休暇を新たに発生した分から使用するための、就業規則の導入方法について解説します。

就業規則に規定を盛り込む方法は?

あなたの会社ではどちらから使う取り扱いになっていますか?
上の例を見ても明らかですが、新たに発生した有給休暇から先に使用したほうが有給休暇の残日数を抑えられることがわかります。

もしも就業規則に規定がないのであれば、さっそく就業規則に盛り込むようにしましょう。

就業規則例

第○○条(年次有給休暇)
○ 年次有給休暇の消化は直近の発生分より消化する。

この方法は従業員が退職時に有給休暇をまとめて使用することを防ぐためにも有効な手段であると言えます。
退職時に有給休暇をまとめて使用するのを防ぐ方法についてはこちらでも解説しておりますので参考にしてください。
《参考》
退職直前の有給休暇の大量消化を防ぐための3つの方法

ただし、この就業規則の変更は従業員にとって「不利益変更」となりますので、注意が必要です。
手順を踏まずに変更してしまうと、あとで従業員とトラブルになった場合には無効とされる可能性があります。

就業規則の不利益変更は、専門家に頼むのがベストです。
まずは、気軽に相談できる専門家を探してみましょう。

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