労働基準法では入社時の労働条件の確認を明確にするため、書面や口頭で労働条件を明示する義務があります。
その労働条件の明示の義務は雇用契約書である必要はなく、労働条件通知書でも労働基準法の要件は満たすことになります。

しかし社会保険労務士や労務問題に強い弁護士などは雇用条件通知書ではなく雇用契約書を交わす方がよいと勧めています。
その理由はどこにあるのでしょうか。

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なぜ労働条件通知書ではダメなのか?

社会保険労務士などの専門家は労働条件通知書よりも雇用契約書の方がよいと勧めています。
この2つは名称は似ていますし、どちらも書面で作成するものですが、どう違うのでしょうか?

労働条件通知書とは?

労働条件通知書とは、文字通りその従業員の労働条件を通知する書面です。
会社がその従業員に支払う賃金や働き始める日などを記載し、労働条件を明らかにするためのものです。
ですから労働基準法で定められている書面で明示しなければならない労働条件についてもこの労働条件通知書に記載し、新しく入社する従業員に交付するのです。

労働条件通知書ではなぜダメなのか?

ではこの労働条件通知書ですが、なぜ労務管理上ダメなのでしょうか?
労働基準法を満たしており、会社としての責任も果たしているため良いような気もします。
しかし労働条件通知書と雇用契約書では一つ大きな違いがあります。
それは雇用契約書と違い、労働条件通知書は会社が一方的に従業員に交付する書類だということです。
労働条件通知書と雇用契約書では書類の交付時の確認の仕方が大きく異なるのです。

雇用契約書を従業員と1部ずつ持ち合うことの意義

労働条件通知書は労働条件の書かれた書面を一方的に渡すものであるのに対し、雇用契約書は「契約」ですから会社と従業員の双方が労働条件を確認したうえで押印をし、双方1部ずつ保管することになります。
ですから従業員から「労働条件を聞いていない」と言われることが少なくなるのです。

補足

雇用契約書を会社でも保持することで、従業員が雇用契約書を紛失してしまった時にはコピーして渡してあげることもできます。労働条件は労働者にとって大切なことですから、紛失に備えるためにも、会社でも保持しておけるほうが良いといえます。

しっかり説明し従業員にも納得してもらうことが大切

雇用契約書はただ押印してもらうだけの書類ではありません。
労働時間や給料額などの大切な労働条件を従業員と確認し合い、認識が一致していることを確認するための書類です。
もしも会社で説明が不足しているために従業員が認識していなかったことがあれば、このタイミングで説明をしなければなりませんし、従業員が勘違いしている箇所があれば理解してもらえるように説明しなければなりません。
従業員に正しい労働条件について知ってもらうためには、書面を渡すだけではなく、必要な説明をしっかり行わなければなりません。

まとめ

会社が一方的に渡した労働条件通知書よりも会社と従業員の双方で押印し、双方で保管する雇用契約書の方が、労働者との理解の不一致が少なくなります。
ですから従業員が入社した際には雇用契約書を準備し、従業員に説明を行ったうえで契約するようにしましょう。